Le début d’une nouvelle année est rythmé, pour la grande partie des entreprises, par les procédures de bouclement comptable et d’établissement des comptes annuels.
Il me semble dès lors intéressant de rappeler certaines diligences de l’organe suprême d’une société en lien avec les comptes annuels.
Responsabilité d’établissement des comptes annuels
Si les comptes, dans le cas d’une société anonyme, doivent être approuver par l’assemblée générale des actionnaires, l’établissement de ceux-ci est de la responsabilité du Conseil d’administration.
Surveillance de la solvabilité
Le Conseil d’administration est également responsable d’exercer la haute surveillance et notamment de la surveillance de la solvabilité de la société. En d’autres termes, il doit s’assurer que la société a mis en œuvre un système de planification et de suivi de la trésorerie, lui permettant d’être informer régulièrement d’éventuelles difficultés qui pourraient survenir et de prendre ainsi les mesures nécessaires en temps voulu.
Perte en capital
Le Conseil d’administration a également un rôle crucial à jouer lorsque la situation des fonds propres de la société se détériorent.
Si dans les comptes annuels, les actifs nets (après déduction des dettes) ne couvrent plus la moitié de la somme du capital-actions et des réserves légales, la société se trouve en situation de pertes en capital et le Conseil d’administration doit prendre et/ou proposer à l’Assemblée générale des mesures rapides pour remédier à la situation. En cas d’opting-out, les comptes doivent également être soumis à un contrôle restreint par un réviseur agréé nommé par le Conseil d’administration.
Les mesures d’assainissement peuvent être de plusieurs natures, notamment organisationnelles en vue d’augmenter les revenus et/ou de réduire les coûts ou encore financières par l’injection de nouveaux capitaux ou encore par l’abandon de créances. Des mesures comptables, comme la réévaluation d’immeubles ou de participations dont la valeur dépasse le prix d’acquisition peuvent également être mises en œuvre pour sortir d’une situation de perte en capital.
Surendettement
Si la situation se détériore encore et qu’il existe des raisons sérieuses d’admettre que les dettes de la société ne sont plus couvertes par les actifs (fonds propres négatifs), le Conseil d’administration doit établir immédiatement des comptes intermédiaires aux valeurs de continuation et de liquidation. Il peut être renoncer à l’établissement des comptes aux valeurs de liquidation si ceux aux valeurs de continuation confirme que la société n’est pas en situation de surendettement et que la poursuite de l’exploitation est envisagée et possible (notamment également au niveau de la solvabilité).
Les comptes intermédiaires doivent être vérifiés par l’organe de révision ou, si la société a fait un processus d’opting-out, par un réviseur agréé qui doit être nommé.
Si les comptes aux valeurs d’exploitation et aux valeurs de liquidation, mettent en lumière une situation de surendettement, le Conseil d’administration est tenu d’aviser le tribunal pour déclarer la faillite sauf si des créanciers ajournent des créances (postpositions) à hauteur de l’insuffisance de l’actif et qu’il existe des raisons sérieuses d’admettre qu’il est possible d’éliminer le surendettement au plus tard dans les 90 jours qui suivent l’établissement des comptes intermédiaires.
Conséquence de l’inaction
Ne pas agir en cas de situation difficile des fonds propres de la société peut entraîner des conséquences graves, y compris la responsabilité personnelle des membres du conseil d’administration. En cas de surendettement, l’organe de révision, après avoir rappelé ses responsabilités au Conseil d’administration, doit aviser subsidiairement le tribunal.
Conclusion
Le Conseil d’administration doit agir avec célérité et s’assurer qu’un système lui permettant d’obtenir les informations en temps voulu et de pouvoir ainsi assumer ses responsabilités est en place.
Vous n’avez pas d’organe de révision et vous avez des doutes sur certains éléments, vous souhaitez échanger avec un tiers sur la manière de suivre ses obligations, de déterminer les situations de capital ou de surendettement ou encore sur les mesures d’assainissement possibles, n’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec nous.